Document Management

Document management

De afhankelijkheid van informatie groeit. Uw archief groeit mee. En de behoefte tot uitwisseling van informatie en centrale toegankelijkheid van uw documenten neemt toe. Tijd en geld besparen en tegelijkertijd de productiviteit van uw werknemers vergroten, doet u door goed Document Management.

Situaties waarin Document Management u kan helpen.

  • Iedereen hanteert zijn eigen versie van een document, waardoor verschillende, mogelijk foutieve versies in omloop zijn.
  • Die ene factuur van uw leverancier blijkt onterecht tussen de reeds verwerkte facturen beland te zijn.
  • Vanwege de hoeveelheid post belanden de meeste brieven na verwerking bij het oud papier. Tot u die ene brief nodig hebt.
  • U wordt er door een werknemer op gewezen dat zijn of haar contract al verlopen is? Dat had u voor moeten zijn.
  • Eén van uw medewerkers verwijdert per ongeluk een belangrijk document. Helaas komt u daar te laat achter.
  • Door het copy-pasten van offertetekstblokken komt u bij de klant achter dat er een verkeerde klantnaam overgenomen is.

Whitepaper

Download hier onze whitepaper over Slimme factuurverwerking:

Uw naam (verplicht)

Uw email (verplicht)

Organisatie

Document Management oplossingen

Onze Document Management oplossingen helpen u bij het creëren, archiveren, beheren, verspreiden, verwerken, controleren, verwerken en beveiligen van uw documentenstromen. Enkele voorbeelden van processen hierbij zijn:

  • Verwerking van inkomende post

    Het scannen van de ontvangen poststukken, waarna u deze digitaal (via e-mail of via software voor documentbeheer) kunt laten afleveren bij de juiste personen of afdelingen.

  • Contractbeheer

    De contracten van uw medewerkers kunnen terugzoeken, zonder daarvoor uw werkplek te hoeven verlaten. U heeft op ieder moment inzicht in de status van een contract en ontvangt tijdig een herinnering bij aflopende contracten.

  • Factuurverwerking

    Altijd een actueel overzicht van de openstaande facturen. Na goedkeuring en het geven van de betalingsopdracht worden facturen automatisch gearchiveerd. Uit het oog, maar wel veilig opgeslagen in het archief. Daardoor kunt u zich niet meer vergissen in de status van een factuur.

  • Archivering klantcorrespondentie

    Natuurlijk wilt u graag kunnen terugzoeken welke afspraken u heeft gemaakt met uw klanten. Daarvoor is het van essentieel belang dat e-mails op een heldere wijze worden gearchiveerd. Zoeken op datum, persoon of op inhoud maakt het terugvinden van informatie gemakkelijk.

Zet uw eerste stap naar een geoptimaliseerd bedrijfsproces

Meld u aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Sluit deze popup