Printing solutions

Printing solutions

Naast het standaard printen, kopiëren, faxen zijn er nog andere middelen die u helpen uw documentstromen te optimaliseren en uw informatie te digitaliseren, dit zijn onze printing solutions.

Documenten scannen

Door papierstromen te reduceren en documenten digitaal beschikbaar te maken, print u minder en kunt u informatie sneller terugvinden. Door te scannen creëert u een gestroomlijnd archief en bespaart u geld en fysieke ruimte. Gescande documenten zijn met behulp van slimme software op tekst doorzoekbaar. Ook kunt u scannen naar diverse applicaties die binnen uw bedrijf gebruikt worden, zoals uw e-mailsoftware of uw financieel-, ERP- of CRM-systeem. Versiebeheer zorgt er bovendien voor dat twijfels over de actualiteit en correctheid van een document tot het verleden behoren.

Printen vanuit de cloud

Overal en altijd je documenten kunnen raadplegen. Dat kan met printing solutions. Voordelen hiervan zijn onder andere een eenvoudiger IT-beheer, een vergaande standaardisatie, het betalen voor gebruik en het eenvoudig laten meegroeien van het softwaresysteem met de organisatie. Het printen vanuit en scannen naar de cloud vereist wel extra aandacht. Want hoe scan je naar een niet-lokale server? We kunnen u helpen met het opzetten van een systeem dat goed samenwerkt met applicaties en documenten in de cloud.

Mobiel printen

Het gebruik van mobiele devices onder werknemers, studenten en klanten neemt fors toe. Mobiele devices zijn vaak niet aangesloten op het interne netwerk en toch is er behoefte om vanaf deze apparaten te kunnen printen. Draadloos printen kan zowel voor de interne bedrijfsvoering als voor uw bezoekers een goede aanvulling zijn op uw huidige printerpark of dienstverlening. Maar natuurlijk wilt u geen veiligheidsrisico’s voor uw interne netwerk, multifunctionals of documenten lopen.

Kostenbeheersing en accounting

Met behulp van onze accountingsoftware kunt u uw papierstromen monitoren en hier actief op sturen, waardoor u kosten kunt besparen. Accounting biedt u ook de mogelijkheid uitgebreide rapportages op te stellen en kosten door te berekenen aan afdelingen, projecten of personen binnen uw bedrijf. Ook kunt u beperkingen opleggen in bijvoorbeeld het soort of de hoeveelheid afdrukken, op afdelings- of gebruikersniveau.

Follow-me-printing

Met Follow-me-printing kunt u printen op iedere aangesloten printer of multifunctional. U kunt dus uw documenten afdrukken waar u wilt. Follow-me-printing is veilig én kostenbesparend. Een printopdracht wordt namelijk pas vrijgegeven nadat u zich bij een multifunctionele printer heeft geïdentificeerd Bovendien helpt Follow-me-printing u papier besparen: onderzoek wijst uit dat 10% van de prints nooit wordt opgehaald.

Databeveiliging

U ziet natuurlijk niet graag uw bedrijfsinformatie op straat liggen. Daarom beschermt u uw digitale infrastructuur tegen gevaren van buitenaf. Maar multifunctionele printers worden vaak vergeten. En dat terwijl moderne MFP’s beschikken over een grote harddisk waarop alle afgedrukte bestanden worden opgeslagen. Door beveiligingsmaatregelen op onze apparatuur beschermen wij u tegen een aantal gevaren.

Voordelen Printing Solutions

Wij helpen u bij het creëren, archiveren, beheren, verspreiden, verwerken, controleren, verwerken en beveiligen van uw documentenstromen. Enkele voorbeelden van processen hierbij zijn:

  • Verwerking van inkomende post

    Het scannen van de ontvangen poststukken, waarna u deze digitaal (via e-mail of via software voor documentbeheer) kunt laten afleveren bij de juiste personen of afdelingen.

  • Contractbeheer

    De contracten van uw medewerkers kunnen terugzoeken, zonder daarvoor uw werkplek te hoeven verlaten. U heeft op ieder moment inzicht in de status van een contract en ontvangt tijdig een herinnering bij aflopende contracten.

  • Factuurverwerking

    Altijd een actueel overzicht van de openstaande facturen. Na goedkeuring en het geven van de betalingsopdracht worden facturen automatisch gearchiveerd. Uit het oog, maar wel veilig opgeslagen in het archief. Daardoor kunt u zich niet meer vergissen in de status van een factuur.

  • Archivering klantcorrespondentie

    Natuurlijk wilt u graag kunnen terugzoeken welke afspraken u heeft gemaakt met uw klanten. Daarvoor is het van essentieel belang dat e-mails op een heldere wijze worden gearchiveerd. Zoeken op datum, persoon of op inhoud maakt het terugvinden van informatie gemakkelijk.

Zet uw eerste stap naar een geoptimaliseerd bedrijfsproces

Meld u aan voor onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van alle ontwikkelingen.

Sluit deze popup