Case Oponoa

De Stichting Openbaar Primair Onderwijs Noord Oost Achterhoek vormt het bestuur van 15 openbare scholen en 1 school voor speciaal basisonderwijs in de gemeente Berkelland en Groenlo. Met de slogan ‘samen actief voor een rijk onderwijsaanbod’ laat Oponoa zien dat iedereen welkom is, ze midden in de maatschappij staan en goed kwalitatief onderwijs bieden met aandacht voor het individuele kind. Het kantoor van Oponoa is gevestigd in Borculo.

  • Klant: Stichting Oponoa
  • Doel: optimalisatie bedrijfsprocessen in de cloud
  • Website: http://www.oponoa.nl/
Heleen Nijhoff

Je kunt ook thuis op de laptop overal bij, je hebt alle documenten tot je beschikking en hoeft niet te wisselen tussen diverse programma’s. Je hebt alleen een internet verbinding nodig.

Heleen NijhoffStichting Oponoa

Van fileserver naar cloud

De data in het kantoor in Borculo werd opgeslagen op een lokale fileserver. Medewerkers werkten met diverse softwarepakketten, waaronder een postverwerkingsmodule van Decos. Er was al een relatie met Leferink Document Works, waar onderwijskundig coördinator ICT Robert Scholten zich informeerde over clouddiensten. Fileservers hebben onderhoud nodig en zijn op een gegeven moment aan vervanging toe, wellicht zou ‘de cloud’ een oplossing voor de lange termijn bieden.

Leferink Document Works gaf een presentatie over clouddiensten en oplossingen die Microsoft 365 kan bieden. Microsoft 365 wordt bijna gratis aangeboden aan het onderwijs en biedt dus kosteloos onder meer Sharepoint. Proces architect Jan-Henk Reef van Leferink Document Works deed een uitgebreid voorstel, nadat hij kennis had vergaard over de bestaande bedrijfsprocessen bij Oponoa. Binnen het voor Oponoa beschikbare Sharepoint worden nu contracten opgeslagen met een trace systeem, aan te passen naar eigen wensen door de gebruiker qua modificaties. Daarnaast maakt Oponoa gebruik van de postverwerkingmodule die door Leferink Document Works is ontwikkeld. Uiteraard is de netwerkschijf vervangen en tevens maakt Oponoa nu gebruik van papierloos vergaderen bij de overleggen met de schooldirecteuren en de Raad van Toezicht.

De overgang naar het nieuwe systeem gaat niet zomaar. “Het voelt een beetje alsof je je prullenbak opeens op een andere plek zet. Daar moet je aan wennen”, legt Jan-Henk Reef uit. Alle medewerkers werden in hun eigen kantoor getraind en hebben zelf bijgedragen aan de inrichting van het nieuwe Sharepoint. Nadat het in gebruik was genomen, was Hans Spiele van Leferink Document Works regelmatig bij Oponoa op kantoor, om lopende gebruikersvragen te beantwoorden en mensen verder op weg te helpen.

Inmiddels is het nieuwe systeem volledig in gebruik en werd de oplevering met het hele team gevierd met taart. “Je kunt ook thuis op de laptop overal bij, je hebt alle documenten tot je beschikking en hoeft niet te wisselen tussen diverse programma’s. Je hebt alleen een internet verbinding nodig”, aldus hoofd stafbureau Heleen Nijhoff.